Một bản fax được đánh dấu khẩn cấp - đưa cho sếp nhanh hơn, những e-mail chất đầy hộp phải được tháo rời, một đống thư và một vài bưu kiện do người đưa thư mang đến phải gấp rút "rải" khắp các phòng ban, và nhân viên đã viết đơn xin nghỉ. Ở đây bạn có cả quảng cáo và các tài liệu kế toán quan trọng. Công việc của một thư ký thật khó! Thật đáng để mất một "tờ giấy", vì nó chỉ ra rằng số phận của tổ chức và sự nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó. Để luôn có thể tìm thấy tài liệu này hoặc tài liệu kia, bạn cần có khả năng đăng ký chính xác thư từ.
Cần thiết
- Sổ đăng ký thư từ đến,
- nhật ký thư đi,
- sổ tay có số lượng 96 tờ,
- hình thức tổ chức,
- thư mục.
Hướng dẫn
Bước 1
Bạn cần phải đăng ký tất cả các thư từ đến và đi, hơn nữa, vào ngày nhận hoặc gửi đi. Thư từ các loại đều phải đăng ký: bưu phẩm, thư điện tử, fax, chuyển tận tay người nhắn. Các email quan trọng (đến và đi) nên được in và ghi theo cách giống như các loại thư từ khác. Ngoài ra, cần đăng ký thư từ nội bộ: bản ghi nhớ, bản ghi nhớ dịch vụ, bản giải trình, bản tường trình, bản khiếu nại.
Bước 2
Để đăng ký thư từ, hãy giữ các bản ghi đăng ký đặc biệt. Tùy thuộc vào khối lượng thư từ của một loại cụ thể, bạn có thể tạo các nhật ký chung về thư đến và đi, hoặc bổ sung chia nhỏ chúng theo loại. Ví dụ, viết nhật ký để ghi lại các email đến và đi. Bất kể khối lượng thư từ như thế nào, thật tiện lợi khi tạo một nhật ký riêng để đăng ký fax đến và đi.
Bước 3
Nếu bạn không có một tạp chí đăng ký thư tín đặc biệt, in trong nhà in, hãy lấy một cuốn sổ thông thường và trải nó ra. Trong nhật ký các thư đến, hãy cho biết số lượng thư, ngày nhận, cũng như loại thư từ, nếu bạn có một nhật ký chung cho tất cả các loại thư, từ điện tử đến fax. Trong một cột riêng, hãy mô tả ngắn gọn nội dung của bức thư. Cột tiếp theo ghi quyết tâm của người đứng đầu và tên người được giao đơn thư để thi hành. Trong thực tế, nếu vấn đề được kiểm soát bởi một người cụ thể, nhiều bức thư không đến tay người quản lý, nhưng ngay lập tức được chuyển đến người biểu diễn, vì vậy bạn không nên làm cho cột này lớn. Nên để một chỗ cho chữ ký dưới họ của người biểu diễn hoặc bên cạnh, cho thấy rằng anh ta đã nhận được tài liệu. Nếu thủ trưởng đã chỉ đạo thư ký kiểm soát việc “thi hành” văn bản, thì trong cột riêng ghi chú về kiểm soát được viết bằng mực đỏ (chữ “K” hoặc chữ “kiểm soát”). Sau khi hoàn thành việc thực hiện mệnh lệnh liên quan đến tài liệu này, hãy đánh dấu việc thực hiện, cũng như việc chuyển thư “đến vụ án” (ghi rõ số vụ án và ngày hình thành).
Bước 4
Sổ đăng ký thư tín cũng cần thiết cho tất cả các thư gửi đi. Trong nhật ký thư đi, có ít cột hơn trong nhật ký thư đến. Cũng như trong sổ đăng ký thư đến, ghi trong sổ đăng ký thư đi một cột ghi số thứ tự của thư, một cột ghi ngày tháng, chỉ của công văn, với loại thư được gửi (nếu cần), với bản tóm tắt thông báo, họ của người khởi tạo tài liệu (thư), cũng như cột có số trường hợp, nơi gửi bản sao của thông báo.
Bước 5
Theo một cách đặc biệt, bạn nên đăng ký thư từ mà bạn gửi qua đường bưu điện. Việc đăng ký thư gửi qua đường bưu điện được thực hiện trên giấy tiêu đề của tổ chức. Tốt hơn là gửi không quá 7-10 bức thư cùng một lúc. Bằng tay hoặc trên máy tính, trên biểu mẫu ghi ngày gửi, dưới đây, đối với mỗi bức thư được gửi qua đường bưu điện, ghi rõ số thứ tự của hồ sơ, tên của tổ chức, vị trí của nó (bạn chỉ có thể chỉ định thành phố hoặc vùng đất). Để lại một số khoảng trống ở bên phải. Ở đây, sau khi nhận được séc trong thư, bạn cần nhập các số gửi thư từ đó (thường là 6 - 8 chữ số). Bên dưới tên của tổ chức cho mỗi chuyến hàng, hãy ghi số và ngày của các tài liệu sẽ được gửi, hoặc các chi tiết khác cho phép nhận dạng chúng. Tại bưu điện, danh sách này được xác nhận bằng con dấu của bưu điện. Bạn có thể gửi nó vào một thư mục riêng biệt hoặc trong thư mục lưu trữ các thư gửi đi.
Bước 6
Cần có một nhật ký riêng để ghi lại từng loại thư từ nội bộ. Trong mỗi nhật ký, ghi rõ số tài liệu, ngày tháng, họ của người khởi xướng, bản tóm tắt, cách giải quyết của người đứng đầu, họ của người thực hiện, dấu hiệu kiểm soát, cũng như số của vụ án.
