Các tài liệu hết hạn lưu trữ trong kho lưu trữ có thể được tiêu hủy, được thực hiện theo nhiều giai đoạn. Đầu tiên, các tài liệu được chọn, hoa hồng được tạo, hành động được lập và việc tiêu hủy trực tiếp diễn ra trên máy hủy tài liệu.
Cần thiết
- - hành động phá hủy;
- - hành động phá hủy;
- - shredder (máy hủy giấy).
Hướng dẫn
Bước 1
Tất cả các tài liệu lưu trữ phải được chỉnh lý hàng năm để lựa chọn tiêu hủy. Điều này giúp giải phóng không gian kịp thời cho các tài liệu mới nhận từ doanh nghiệp để lưu trữ.
Bước 2
Chọn tài liệu để tiêu hủy. Khối lượng lớn tài liệu lưu trữ đã được lưu giữ trong 75 năm. Việc lựa chọn tài liệu do cán bộ của kho lưu trữ thực hiện.
Bước 3
Sau khi bạn đã lựa chọn xong các tài liệu, hãy lập một hành động tiêu hủy. Một hành động là một kho tài liệu hoàn chỉnh cần được tiêu hủy. Nó là cần thiết để chỉ ra số thứ tự của mỗi tài liệu, một mô tả. Trước mỗi tài liệu, ghi rõ số lượng của bài báo hoặc văn bản quy định trên cơ sở xóa sổ. Được hướng dẫn bởi danh sách các tài liệu tiêu biểu.
Bước 4
Hãy nhớ rằng danh sách có thể không chứa tên của tất cả các tài liệu được xóa, vì vậy người lưu trữ phải quyết định một cách độc lập điều khoản hoặc điều khoản tiêu chuẩn mà một tài liệu cụ thể thuộc về.
Bước 5
Hành vi tiêu hủy phải được lập theo Phụ lục số 4 "Những quy tắc cơ bản trong hoạt động của tài liệu lưu trữ" năm 2002. Tài liệu đã hoàn thành phải có chữ ký của tất cả các thành viên của ủy ban đã tạo và đại diện được ủy quyền của cơ quan quản lý kho lưu trữ.
Bước 6
Đính kèm hành động khác với hành động đã thực hiện, trong đó chỉ ra tổng số tài liệu cần tiêu hủy, cũng như tổng trọng lượng của chúng. Đừng quên rằng hành động đầu tiên mà không có hành động thứ hai được coi là không hợp lệ. Và nếu vi phạm như vậy được phát hiện trong quá trình kiểm tra, thì người đại diện chịu trách nhiệm về kho lưu trữ của bạn có thể bị phạt hành chính.
Bước 7
Bạn có thể giao việc tiêu hủy trực tiếp cho một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ hàng loạt loại này và có máy hủy công nghiệp hoặc bạn có thể tự mình thực hiện việc tiêu hủy nếu tổ chức của bạn có máy hủy tài liệu riêng.
