Một số lĩnh vực hoạt động yêu cầu hệ thống hóa hàng hóa, sản phẩm và tài liệu. Tập tin thẻ không chỉ có thể được sử dụng trong sản xuất. Ví dụ, nó sẽ hữu ích cho một người sưu tập tem hoặc tiền xu, hoặc một người bán hoa. Nói chung, bất cứ nơi nào bạn cần phải nhanh chóng tìm được đối tượng phù hợp trong số một loạt các đối tượng.
Hướng dẫn
Bước 1
Thông tin chứa trong tệp phải dễ dàng truy cập, bất kể dung lượng lưu trữ dữ liệu. Do đó, hãy chia toàn bộ tập thành các khối, ví dụ: theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo ngày. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy thông tin bạn cần (thẻ) trong một thời gian ngắn.
Bước 2
Tất cả các mục trong tệp phải gọn gàng. Ví dụ, nếu tên được viết bằng tay, chúng phải dễ hiểu, không có dấu gạch, vì điều này sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin bạn cần.
Bước 3
Tệp phải được lưu trữ ở một nơi được chỉ định, ví dụ, trong một giá đỡ. Các hộp phải phù hợp với kích thước của thẻ. Đảm bảo kiểm kê nội dung để bạn không phải liên tục lướt qua những dữ liệu không cần thiết. Khi dữ liệu được bổ sung, hãy nhập thông tin vào kho.
Bước 4
Các dấu hiệu tìm kiếm có trong các yếu tố của chỉ mục thẻ (thẻ, tệp, v.v.) phải được hệ thống hóa chặt chẽ. Ví dụ: nếu đây là chỉ mục thẻ cho hoa, các dấu hiệu tìm kiếm ("khóa") trong tất cả các phần tử phải được hiển thị theo cùng một cách. Để làm điều này, hãy tạo một "khung" của phần tử tìm kiếm.
Bước 5
Giả sử bạn muốn vẽ một chỉ mục thẻ của những bông hoa của bạn. Tất cả chúng đều có những đặc điểm khác nhau, nhưng chúng bao gồm một số yếu tố giống nhau: cụm hoa, thân, lá, rễ, v.v. Theo đó, tất cả các yếu tố này phải được chứa trong "khung xương". Ví dụ, tên là "Hướng dương", hình dạng của chùm hoa là "Tròn", màu sắc là "Vàng", v.v.
Bước 6
Bất kỳ bộ sưu tập dữ liệu nào cũng phải kèm theo "Danh sách tiêu chí tìm kiếm". Trong một kho lưu trữ được tạo thành từ các thẻ thông thường, nó có thể là một tài liệu văn bản; cho một biểu mẫu lưu trữ ảo - một danh sách thả xuống mà từ đó người dùng sẽ chọn ký hiệu mà họ cần. Nếu bạn giữ một tủ hồ sơ điện tử, hãy nhớ tạo một ổ đĩa di động, vì đĩa cứng có thể hết bất cứ lúc nào.
