Có những trường hợp thường xuyên khi, theo yêu cầu của các tổ chức bên thứ ba, nhân viên hiện tại hoặc trước đây của doanh nghiệp và các công dân khác, cần phải trích xuất từ tài liệu chính dành cho mục đích sử dụng nội bộ và chứa thông tin có tính chất bí mật. Có những yêu cầu đặc biệt đối với việc chuẩn bị các tài liệu đó.
Hướng dẫn
Bước 1
Lấy bản gốc của tài liệu gốc và chọn các đoạn được sao chép và chuyển vào câu lệnh. Trích dẫn chính xác là yêu cầu chính để tạo ra một bản trích yếu. Không có mẫu cụ thể cho các tài liệu như vậy, ở đây tuân theo các quy tắc chung của công việc văn phòng chi phối việc thực hiện các tài liệu kinh doanh. Quan trọng hơn nhiều là nội dung của phần trích xuất, phải bao gồm các khối thông tin bắt buộc.
Bước 2
Để bắt đầu, hãy đặt tên của tài liệu ở giữa trên cùng của trang tính ngắn gọn chủ đề, bản chất của tài liệu. Tiếp theo, chọn và sao chép phần của tài liệu chính, trong đó có các chi tiết ban đầu (tên công ty., ngày và địa điểm của sự kiện, số lượng người tham dự, v.v.). Hoàn thành phần trích dẫn bằng cách đặt một đoạn văn bản liên quan đến câu hỏi được hỏi trực tiếp (một mục từ chương trình của cuộc họp, v.v.), cho biết số thứ tự của nó theo đối với điều khoản trong tài liệu gốc.
Bước 3
Bây giờ, hãy tìm và sao chép một đoạn văn bản mô tả quá trình thảo luận về vấn đề này (nếu có) và quyết định về vấn đề này. Chèn phần trích dẫn trong câu lệnh, hãy nhớ bao gồm đánh số từ tài liệu chính ở đó. Đặt tên, chữ viết tắt và chức vụ của những người có trách nhiệm đã ký bản gốc tại đây.
Bước 4
Xác minh bản trích xuất đã hoàn thành từ những người được ủy quyền thực hiện các hành động đó. Thông thường đó là thư ký của tổ chức hoặc cán bộ nhân sự. Tại đây, bản trích xuất sẽ được kiểm tra so với tài liệu gốc để xem có khớp chính xác hay không. Kết luận, bản tường trình phải có chữ “Đúng”, chữ ký (có giải mã trong ngoặc đơn) của người phụ trách, phải ghi rõ chức vụ, ngày giờ chứng thực tài liệu.
