Lưu giữ hồ sơ kế toán là một công việc khá vất vả. Các thư mục có hóa đơn cho một số loại hợp đồng phải được lưu giữ trong tổ chức lên đến mười năm, vì vậy chúng cần được lưu trữ để bất cứ lúc nào có thể tìm thấy tài liệu cần thiết.
Hướng dẫn
Bước 1
Duy trì nhật ký hóa đơn. Nhập vào đó tất cả các số của tài liệu mà bạn định nộp. Tốt nhất là thực hiện việc này dưới dạng điện tử, trong một chương trình đặc biệt hoặc trong một bảng tính Excel thông thường. Nhập số tài liệu (thường là hỗn hợp - số và số) và ngày tháng của nó. Thỉnh thoảng, hãy chuyển dữ liệu vào đĩa để trong trường hợp máy tính bị hỏng, kho lưu trữ vẫn nguyên vẹn và an toàn.
Bước 2
Tạo nhiều sổ cái hóa đơn nếu có nhiều pháp nhân trong công ty. Khi soạn thảo văn bản, hãy đưa ngay cho nó một con số thích hợp. Áp dụng các quy ước. Ví dụ: đánh dấu các hóa đơn đã phát hành cho Công ty cổ phần "Zolotaya Antelope" là 123-ZA và cho Công ty cổ phần "Padishah" là 123-P. Đảm bảo ghi rõ số hợp đồng hoặc thỏa thuận mà hóa đơn này đã được lập.
Bước 3
Lấy hóa đơn để được nộp. Đục hai lỗ bằng dùi lỗ. Dán tài liệu vào một thư mục. Sử dụng chất kết dính nặng để tránh làm nhăn chứng khoán của bạn. Đừng nhồi chúng quá chặt.
Bước 4
Phương pháp lưu trữ thứ hai là trong các thư mục tệp. Lấy bìa trong suốt và chèn hóa đơn vào đó. Đặt tệp vào một bìa cứng và bảo mật bằng các giá đỡ đặc biệt.
Bước 5
Gắn nhãn cho từng thư mục. Lưu ý những hóa đơn pháp nhân nào được lưu trữ ở đó. Ghi lại khoảng thời gian mà các tài liệu được thu thập.
Bước 6
Vui lòng gửi hóa đơn cũ hơn ba năm đến kho hàng. Gấp thư mục trong hộp các tông thoáng khí dễ dàng. Trên tường ghi rõ số lượng chất kết dính bên trong và chúng thuộc về pháp nhân nào. Trong chương trình mà bạn đăng ký tài liệu, hãy đánh dấu tài liệu nào trong số chúng đã được gửi vào kho. Nếu cần, sẽ luôn có thể lấy kho lưu trữ và tìm các giấy tờ cần thiết.
