Điện thoại có nghĩa là tên gọi chung cho các tài liệu được truyền bằng miệng qua điện thoại. Nó được sử dụng để truyền thông tin dịch vụ, như một quy luật, trong những trường hợp khẩn cấp khi người nhận cần được thông báo về một điều gì đó khẩn cấp, hãy gửi tin nhắn, gửi lời mời.
Cần thiết
văn phòng phẩm, số điện thoại người nhận, nhật ký thư đi, liên lạc qua điện thoại
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị nội dung của tin nhắn điện thoại. Nêu nội dung chính của thông điệp một cách ngắn gọn, độ dài khuyến nghị của văn bản không quá 50 từ. Nếu tin nhắn điện thoại chứa chỉ báo về một sự kiện sẽ diễn ra trong tương lai: một cuộc họp, một cuộc họp, vạch ra một hành động, v.v., thì hãy đảm bảo rằng bạn chỉ ra địa điểm và thời gian cụ thể của sự kiện.
Văn bản nên được diễn đạt theo cách để loại trừ khả năng diễn giải kép.
Bước 2
Viết một thông điệp điện thoại trên giấy theo các quy tắc vẽ một bức thư từ đầu. Vì vậy, tài liệu với văn bản phải được ấn định các điều kiện cần thiết: một số duy nhất và ngày tháng biên soạn. Tin nhắn điện thoại được ký bởi người đại diện cho người mà nó sẽ được truyền đi.
Bước 3
Xác định người nhận tin nhắn điện thoại. Nếu có nhiều người nhận, hãy lập danh sách những người nhận ngoài nội dung tin nhắn. Một danh sách như vậy được lập trên một tờ giấy riêng, nó chứa tên của các tổ chức mà tin nhắn điện thoại và các số điện thoại tương ứng sẽ được gửi đến.
Bước 4
Đăng ký tin nhắn điện thoại trong nhật ký thư tín gửi đi. Nếu một tin nhắn điện thoại hiếm khi xảy ra trong quy trình làm việc của bạn, hãy sử dụng nhật ký chung để đăng ký. Trong trường hợp bạn thường xuyên sử dụng phương pháp truyền tải thông tin này, hãy bắt đầu một nhật ký riêng cho các tin nhắn điện thoại, như vậy sẽ thuận tiện hơn cho bạn trong việc điều hướng.
Bước 5
Gọi cho người nhận địa chỉ và yêu cầu nhận một tin nhắn điện thoại. Tìm hiểu và ghi lại vị trí, họ, tên, tên viết tắt của người nhận tin nhắn điện thoại.
Bước 6
Nói với người đăng ký:
- chức vụ, họ, tên, chữ viết tắt của người thay mặt họ gửi tin nhắn điện thoại;
- chức vụ, họ, tên, chữ viết tắt và số điện thoại của bạn.
Đọc chính tả nội dung của tin nhắn điện thoại. Sau khi bạn đã truyền tin nhắn, hãy yêu cầu người đăng ký đọc lại tin nhắn điện thoại để kiểm tra tính chính xác của việc ghi âm.
Bước 7
Tìm từ thuê bao số đăng ký đến của tin nhắn điện thoại, ghi lại.
