Các thư mục và bộ phân loại khác nhau từ lâu đã trở thành một phần của không chỉ văn phòng mà còn cả môi trường gia đình. Quả thực, đây là một cách lưu trữ cũng như phân phối tài liệu theo chuyên đề rất tiện lợi. Nhưng khi có quá nhiều thư mục, sẽ có vấn đề về việc phân phối chúng trong không gian làm việc.
Cần thiết
- - thư mục;
- - khay giấy;
- - nhãn dán;
- - hộp;
- - cái bút.
Hướng dẫn
Bước 1
Hiểu nội dung của các thư mục. Nó nên được sắp xếp theo một số nguyên tắc chung để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm một tài liệu cụ thể. Ví dụ, học sinh nên chỉ định một thư mục cho mỗi môn học. Một người đang làm việc có thể thực hiện việc phân bổ theo lĩnh vực hoạt động, cũng như phân bổ hai hoặc ba thư mục cho các giấy tờ đặc biệt quan trọng hoặc khẩn cấp. Sau khi chọn một hệ thống phân loại, hãy sắp xếp tất cả các giấy tờ theo hệ thống và dán nhãn lên các thư mục với một bản ghi những gì được lưu trữ trong đó.
Bước 2
Tìm ra cách tốt nhất để sắp xếp các thư mục kết quả. Nếu chúng lớn và ổn định, bạn chỉ cần sắp xếp chúng trên kệ theo chủ đề. Các thư mục mỏng và linh hoạt được lưu trữ tốt nhất theo chiều ngang. Tuy nhiên, các ngăn xếp lớn không thuận tiện khi sử dụng, vì vậy hãy xếp chúng vào khay giấy một lúc. Khi làm việc này, bạn cũng nên quan sát cách phân loại theo chủ đề để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm thông tin.
Bước 3
Nếu bạn cần các tập tài liệu mỏng để đặt trên giá, hãy sử dụng một tấm ngăn. Nó có thể ở dạng vách ngăn ngăn cách phần này với phần khác, hoặc ở dạng khay mở dọc để đựng giấy tờ. Do đó, khi bạn lấy một thư mục ra khỏi giá, phần còn lại sẽ không bắt đầu rơi và sẽ không bị lộn xộn.
Bước 4
Đối với một số lượng rất lớn các thư mục, chẳng hạn như tổ chức lưu trữ trong kho lưu trữ của công ty, hãy sử dụng hệ thống lưu trữ trong giá đỡ. Như vậy, giấy tờ được lưu trữ trong kho lưu ký của nhà nước. Đồng thời, các thư mục được lưu trữ trong các hộp đặc biệt được cài đặt trên giá đỡ. Điểm đặc biệt của những hộp này là chúng không mở từ trên xuống mà mở từ bên cạnh, điều này cho phép bạn lấy được thư mục mình cần. Mà không cần tháo toàn bộ thùng hàng nặng ra khỏi giá. Trên cùng một bìa bên, thật hợp lý khi dán một nhãn dán với thông tin về những tài liệu bên trong phần lưu trữ.
