Khi một tổ chức tích lũy tài liệu yêu cầu lưu trữ ngắn hạn hoặc dài hạn, cần phải sắp xếp nó và ghim các thư mục bằng bìa mềm hoặc bìa cứng. Mỗi trường hợp cụ thể có thể có những yêu cầu riêng đối với việc thiết kế kho lưu trữ và trình tự công việc, vì không có tiêu chuẩn lập pháp nghiêm ngặt nào trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, nó xác định các nguyên tắc cơ bản mà nhân viên kinh nghiệm thường tuân thủ.
Cần thiết
- - bút chì đen;
- - dùi văn thư (hoặc thiết bị UPD);
- - kẹp;
- - kim khâu;
- - dây hoặc sợi nylon;
- - kéo;
- - một tờ giấy trắng;
- - keo dán văn phòng phẩm;
- - trải ra.
Hướng dẫn
Bước 1
Sau khi kiểm tra giá trị của tài liệu, hãy đánh số thứ tự đó bằng cách đánh số thứ tự (theo thứ tự thời gian) ở góc trên bên phải của mỗi tờ bằng bút chì đen. Bắt đầu với sự đảo ngược đầu tiên; danh sách tiêu đề của các tài liệu có và trang cuối cùng không cần đánh số. Đảm bảo rằng các con số không đi vào văn bản.
Bước 2
Tạo hai cặp lỗ bằng dùi văn thư đặc biệt ở giữa lề trái của mỗi tài liệu. Để ngăn chồng giấy bị rơi ra, hãy cố định nó trong một chiếc kẹp. Theo quy định, thư ký đặt các lỗ trên một đường thẳng đứng, để lại ít nhất 3 cm giữa mỗi lỗ, nếu tờ giấy có lề hẹp, bạn có thể dán một dải màu trắng vào cạnh.
Bước 3
Sử dụng một máy đặc biệt để nhấp nháy tài liệu (UPD). Điều này sẽ làm giảm đáng kể công việc của bạn, vì với thiết bị này, bạn có thể chọc thủng một chồng tài liệu dày 10 cm mỗi lần. Hãy đọc kỹ hướng dẫn và thao tác cẩn thận - mũi khoan rất nóng.
Bước 4
Bắt đầu may cặp bằng cách sử dụng một sợi dây ngân hàng đặc biệt hoặc chỉ nylon chắc chắn và kim khâu. Flash kho lưu trữ hai lần để có một cam kết an toàn. Kéo các "đuôi" lỏng lẻo của dây (khoảng 5-6 cm) qua lỗ giữa trên mặt đường may của "cuốn sách" và thắt nút chắc chắn.
Bước 5
Cắt một hình tròn (đường kính khoảng 4 cm) từ giấy trắng dày và dán nút với nó. Sử dụng keo dán văn phòng phẩm thông thường. Lấy nhãn dán có con dấu, đóng chữ ký xác nhận và ngày tháng vào bên dưới. Nếu thư mục đã được dán mà không có trang xác nhận, thì bạn có thể dán nó vào mặt trong của bìa.
Bước 6
Trượt thư mục có viền vào một bìa đặc biệt hoặc đóng các tài liệu bằng máy. Đối với tài liệu lưu trữ lâu dài, nên chọn bìa cứng, trong trường hợp khác "quần áo" bằng bìa cứng hoặc từ giấy tráng dày cũng phù hợp. Trong mọi trường hợp, nó phải là một sản phẩm in ấn doanh nghiệp, được thiết kế phù hợp với phong cách của doanh nghiệp.
