Khi cần phải gửi các tài liệu chính thức cho người nhận: một tuyên bố, một yêu cầu, một bản sao của một tuyên bố yêu cầu và những thứ khác - thư từ không chỉ quan trọng mà còn có ý nghĩa pháp lý. Để việc giao hàng diễn ra theo quan điểm của pháp luật, cần phải tuân theo một quy trình nhất định.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị bản sao tài liệu để gửi cho người nhận. Một trong số họ phải ở lại với bạn.
Bước 2
Nếu có thể, hãy giao tài liệu tận nơi. Bàn giao trực tiếp cho người nhận hoặc người đại diện theo ủy quyền của người đó. Quyền hạn của người đại diện có thể được chứng nhận bằng giấy ủy quyền hoặc theo quy định của pháp luật. Sẽ an toàn hơn nếu giao các thư từ được gửi cho một cá nhân không bị nhận. Nếu bạn chuyển tài liệu cho một pháp nhân, hãy thực hiện việc đó thông qua ban thư ký hoặc văn phòng. Khi người nhận là quan chức, bạn có thể sử dụng một trong hai tùy chọn này.
Bước 3
Trong trường hợp gửi thư cá nhân, hãy đảm bảo rằng bản sao của bạn có biên nhận từ người đã nhận thư. Người được bạn cung cấp tài liệu phải viết từ "đã nhận", họ và tên viết tắt, cũng như ngày tháng hiện tại và tất nhiên, để lại chữ ký. Nếu anh ta là một nhân viên của tổ chức, một dấu hiệu về vị trí của anh ta cũng nên được đưa ra.
Bước 4
Khi cần thiết, hãy chuyển thư từ cho người nhận thông qua chuyển phát nhanh hoặc đơn vị trung gian, không quên hướng dẫn họ về việc chuyển phát cho ai và như thế nào.
Bước 5
Nếu bạn không thể trực tiếp gửi thư hoặc người nhận từ chối nhận, hãy sử dụng các dịch vụ thư. Nó phải được gửi bằng thư bảo đảm với một thông báo và một danh sách các tệp đính kèm. Trong một số trường hợp, đây là lựa chọn duy nhất mà tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền khác công nhận dịch vụ là hợp lệ. Để xác nhận thực tế là người nhận đã nhận được thư, một tài liệu sẽ được trả lại cho bạn - một thông báo qua thư. Cần kiểm kê tệp đính kèm để có bằng chứng về việc gửi bằng thư không phải là một bức thư trống hoặc một tài liệu không liên quan, cụ thể là tài liệu cần được gửi đi.
Bước 6
Sau khi thông báo được trả lại cho bạn, hãy đính kèm nó và danh sách các tệp đính kèm vào bản sao còn lại của tài liệu. Lưu trữ cho đến khi không còn cần thiết.
