Bản kiểm kê tài liệu là cuốn sách tham khảo thể hiện thành phần và nội dung của tài liệu, hệ thống hóa và tính trong toàn bộ tập tài liệu. Biên soạn hàng tồn kho là một giai đoạn quan trọng trong quá trình xử lý và sắp xếp tài liệu, mục đích của việc này không chỉ là sự an toàn của tài liệu mà còn là sự thực thi rõ ràng của chúng.
Hướng dẫn
Bước 1
Thực hiện việc đăng ký danh mục văn bản trên giấy tiêu đề của tổ chức (nếu có). Điều này không bắt buộc, nhưng là một yêu cầu mong muốn đối với các tài liệu như vậy. Trong mọi trường hợp, tên của tổ chức phải được chỉ ra.
Bước 2
Viết ra tiêu đề, tiêu đề phải chứa thông tin xác định quyền sở hữu của các tài liệu có trong kho. Ví dụ: "Kiểm kê tài liệu trong vụ án hình sự", "Kiểm kê tài liệu có trong hồ sơ chứng thực", "Kiểm kê tài liệu xin thị thực vào Đan Mạch", v.v. Nếu tổ chức lập phiếu kiểm kê thường xuyên thì ghi số thứ tự của phiếu kiểm kê.
Bước 3
Tạo một bảng gồm các phần sau: "Số lượng p / p", "Tên tài liệu", "Số tờ trong tài liệu". Vui lòng điền vào tất cả các trường được liệt kê. Thêm các cột tra cứu vào bảng nếu cần. Ví dụ: Trang _ đến _, Số trang, Giá trị, Ghi chú, v.v.
Bước 4
Dưới bảng, hãy viết bao nhiêu trang tính, tài liệu hoặc bản sao bạn bao gồm trong khoảng không quảng cáo. Viết bằng số và chữ: 3 (ba), 25 (hai mươi lăm).
Bước 5
Hoàn thành việc lập phiếu kiểm kê với chữ ký của những người đứng đầu tổ chức, bằng cách này hay cách khác chịu trách nhiệm về việc thực hiện kiểm kê này (thanh tra bộ phận nhân sự, trưởng bộ phận sản xuất, v.v.). Ghi đầy đủ tên chức vụ của người quản lý và bảng điểm gồm họ, tên và họ của người đó. Nếu cần, hãy đưa tên đầy đủ của bạn vào tài liệu. và chữ ký của người bàn giao, nghiệm thu tài liệu.
Bước 6
Cũng cho biết ngày của tài liệu. Nó có thể được đặt ở cả cuối và đầu của khoảng không quảng cáo, cả ở bên trái và bên phải của tài liệu. Con dấu của tổ chức không được đưa vào kho.
Bước 7
Danh mục tài liệu được lập thành hai bản: một bản lưu tại tổ chức, bản còn lại xuất trình tại nơi yêu cầu.
