Thư hỏi thăm là một phần của thư từ kinh doanh giữa các tổ chức hoặc giữa tổ chức và công dân. Mục đích chính của nó là để tác giả lấy được từ người nhận bất kỳ thông tin hoặc tài liệu chính thức nào. Khi đưa ra một yêu cầu bằng văn bản, phải tuân theo một số quy tắc nhất định.
Nó là cần thiết
- - Biểu mẫu của công ty;
- - Giấy A4;
- - máy tính có cài đặt trình soạn thảo văn bản;
- - Máy in;
- - Cái phong bì.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị một bức thư nháp. Nếu bạn thay mặt tổ chức gửi yêu cầu, hãy sử dụng giấy tiêu đề. Yêu cầu riêng có thể được viết tay hoặc in trên giấy A4 thường.
Bước 2
Tạo tiêu đề cho bức thư. Nó bao gồm các chi tiết của cả hai bên, tiêu đề, kháng cáo. Đặt thông tin về người nhận thư ở bên phải, ở góc trên của trang tính. Liệt kê chức vụ, họ và tên viết tắt của viên chức mà yêu cầu đã được gửi đến, ví dụ: “Cho trưởng phòng giáo dục của chính quyền vùng Tomsk, II Ivanov”.
Bước 3
Cách trình bày chi tiết của tác giả bức thư tùy thuộc vào địa vị pháp lý của anh ta. Nếu người gửi yêu cầu là một tổ chức, thì thông tin về yêu cầu đó sẽ được cung cấp trên biểu mẫu ở góc trên bên trái. Một công dân độc lập chuẩn bị đơn kháng cáo chính thức phải ngay sau khi thông tin chi tiết của người nhận địa chỉ liệt kê dữ liệu của anh ta: họ, tên và tên viết tắt, địa chỉ đăng ký và nơi cư trú thực tế, số điện thoại liên lạc. Ví dụ: “Gửi Tổng Giám đốc Công ty TNHH MTV“Management”I. I. Ivanov Sidorov Petr Petrovich, đăng ký tại địa chỉ: Izhevsk, st. Đầu tiên, d. 1, apt. 1, cư trú tại địa chỉ: g. Izhevsk, Vtoraya st., 2, apt. 2, điện thoại: 33-33-33”.
Bước 4
Hình thành tiêu đề email của bạn. Nó phải phản ánh ngắn gọn bản chất của yêu cầu, ví dụ: "Về việc cung cấp thông tin về nhân viên trung bình của nhóm trong nửa đầu năm." Nhập tiêu đề ở bên trái dưới thông tin chi tiết về tổ chức của bạn. Phần tử này không được sử dụng trong một yêu cầu riêng tư.
Bước 5
Bắt đầu từ tiêu đề của bức thư hoặc từ chi tiết của các bên từ 2-3 dòng và nhập kháng nghị cho người nhận. Trong yêu cầu của tổ chức, hãy sử dụng mẫu kinh doanh: "Ivan Ivanovich thân mến!" hoặc "Ông Ivanov thân mến!" Một cá nhân chỉ có thể chỉ ra trong dòng này loại kháng nghị mà không đề cập đến tên và từ viết tắt của người gửi thư, ví dụ: “yêu cầu” hoặc “yêu cầu thông tin” hoặc “yêu cầu thông tin”.
Bước 6
Viết phần nội dung thư của bạn. Trong đó, mô tả ngắn gọn tình huống liên quan đến việc bạn đang gửi yêu cầu này, giải thích sự cần thiết phải cung cấp cho bạn thông tin được yêu cầu. Diễn đạt suy nghĩ và sự kiện một cách chính xác và không có cảm xúc. Nếu cần, hãy tham khảo luật hiện hành đảm bảo quyền nhận thông tin chính thức của bạn.
Bước 7
Bạn có thể đính kèm bản sao của các tài liệu vào lá thư. Trong phần văn bản sau phần chính, hãy ghi rõ số lượng tệp đính kèm và khối lượng của mỗi tệp, ví dụ: “Các tệp đính kèm: 1. Bản sao hộ chiếu của công dân Liên bang Nga trên 1 tờ. trong 1 bản sao 2. Bản sao giấy đăng ký kết hôn, 1 tờ. trong 1 bản sao."
Bước 8
Vui lòng thêm ngày tháng và chữ ký cá nhân vào cuối yêu cầu của bạn. Văn bản gửi thay mặt tổ chức có chữ ký của người đứng đầu. Cho biết số và ngày của bức thư đi trong dòng đặc biệt của biểu mẫu.
Bước 9
Kiểm tra yêu cầu nháp, sửa bất kỳ lỗi nào. Các tổ chức thường cần phối hợp thư với những nhân viên có trách nhiệm. Sau đó in phiên bản đã chỉnh sửa và gửi qua đường bưu điện.
