Các hình thức quy trách nhiệm nghiêm ngặt, bị hư hỏng trong quá trình làm việc hoặc in ở nhà in kém, không thể đơn giản là vứt bỏ. Chúng phải được gạch chéo cẩn thận và cất giữ trong két sắt.
Hướng dẫn
Bước 1
Các biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt bị hỏng hoặc không đầy đủ nên được lưu trữ trong năm năm. Sau giai đoạn này, tổ chức kiểm kê các biểu mẫu, trong đó cần xác nhận sự hiện diện thực tế của các tài liệu bị hư hỏng hoặc không sử dụng không còn cần thiết vì những lý do khách quan. Những lý do đó có thể là, ví dụ, chỉ dẫn trên biên lai, hợp đồng bảo hiểm, mẫu hóa đơn cho khách sạn và các hình thức khác về địa chỉ hợp pháp cũ của tổ chức. Trong quá trình kiểm kê, quy định chính xác số lượng biểu mẫu cần xóa, số lượng của chúng, xác định nguyên nhân hư hỏng tài liệu. Các gai còn lại từ các hình thức xé bỏ do tổ chức phát hành trong quá trình hoạt động của tổ chức đó cũng phải được kiểm tra.
Bước 2
Một tháng sau khi kiểm kê, thu hoa hồng cho việc tiêu hủy các biểu mẫu báo cáo nghiêm ngặt. Ủy ban phải kiểm tra tất cả các hình thức đã sử dụng và bị hư hỏng, số lượng của chúng và dựa trên công việc đã làm, đưa ra hành động xóa sổ và tiêu hủy.
Bước 3
Biểu mẫu của hành động xóa sổ SSO được phát triển trực tiếp tại cơ sở. Chỉ định một số cho hành động, liệt kê người chịu trách nhiệm vật chất, cho biết tên của tổ chức. Bắt đầu văn bản của hành động bằng cách liệt kê các thành viên của ủy ban, chỉ ra tên và họ của họ, các chức vụ đang nắm giữ. Tiếp theo, lập một bảng, trong cột đầu tiên cho biết số lượng của biểu mẫu, trong cột thứ hai - lý do hủy bỏ và ở cột thứ ba - ngày xóa sổ. Cho biết bằng số và bằng chữ số lượng biểu mẫu sẽ bị hủy, thu thập chữ ký của tất cả các thành viên trong ủy ban, giải mã các chữ ký này, ghi ngày vào cuối hành động.
Bước 4
Trên cơ sở của hành vi đã ký, tiêu hủy các hình thức trách nhiệm nghiêm ngặt. Tiêu hủy có nghĩa là phá hủy vật chất của hộp đựng giấy mà biểu mẫu được in trên đó mà không có khả năng phục hồi. Chuyển các tài liệu đã viết ra qua máy hủy tài liệu hoặc đốt chúng.
