Thư từ chối là một phần rất cụ thể của thư từ kinh doanh. Nó phải chứa phản hồi tiêu cực đối với yêu cầu của khách hàng hoặc đề xuất của đối tác. Đồng thời, điều quan trọng là phải duy trì quan hệ tốt với người nhận thư. Để thể hiện rõ ràng quan điểm của bạn, nhưng không làm mất lòng người nhận và để lại ấn tượng tốt về bạn, hãy làm theo các quy tắc cơ bản để viết thư từ chối.
Cần thiết
- - tiêu đề chính thức của tổ chức;
- - máy vi tính;
- - Máy in.
Hướng dẫn
Bước 1
Soạn thảo lá thư của bạn. Đừng bỏ qua giai đoạn chuẩn bị tài liệu này. Nó sẽ cho phép bạn sắp xếp các suy nghĩ của mình theo thứ tự và chọn các cụm từ chính xác nhất.
Bước 2
Bắt đầu tin nhắn bằng địa chỉ truyền thống tới người nhận: "Ivan Ivanovich thân mến!" hoặc "Ông Ivanov thân mến!" Không sử dụng các từ ngữ khác, vì văn bản từ chối là chính thức.
Bước 3
Ở góc trên bên trái, cho biết người nhận thư: tên công ty, chức vụ, họ, tên viết tắt của nhân viên hoặc họ và tên viết tắt của một cá nhân. Thông tin về công ty của bạn sẽ được trình bày trên giấy tiêu đề chính thức ở góc trên bên phải.
Bước 4
Viết phần nội dung chính của tài liệu. Đầu tiên, hãy lặp lại yêu cầu hoặc đề xuất đã được nhận. Tất nhiên, bạn không cần phải viết lại hoàn toàn văn bản của tài liệu đến. Có thể tóm tắt bản chất của nó trong một vài từ, sử dụng các lối nói kinh doanh truyền thống: "Theo yêu cầu của bạn về một bản sao đơn đặt hàng …" hoặc "Để đáp ứng yêu cầu của bạn về việc gia hạn thời hạn cho vay ưu đãi, chúng tôi thông báo …".
Bước 5
Tiếp theo, hãy liệt kê những lý do từ chối. Lời giải thích cho câu trả lời phủ định cần ngắn gọn, logic, chắc chắn về bản chất, nhưng không thô bạo về hình thức. Không bóp méo tình hình, không trình bày các sự kiện không tồn tại và lập luận viển vông. Bất cứ khi nào có thể, hãy sao lưu lời nói của bạn với các tham chiếu đến luật và quy định. Nhưng đừng đi đến cực đoan. Quá tải bức thư với những lời giải thích dài dòng và những lời xin lỗi dài dòng, bạn có nguy cơ khiến người nhận thêm tức giận.
Bước 6
Bắt đầu phần cuối của bức thư với cách diễn đạt tiêu chuẩn cho phép bạn giữ lịch sự, nhưng kiên quyết trong quyết định của mình: "Xem xét các thực tế trên, rất tiếc, chúng tôi phải từ chối hợp tác với công ty của bạn" hoặc "Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng không thể mở rộng hạn mức tín dụng hơn nữa. "…
Bước 7
Cố gắng giảm nhẹ lời từ chối. Để đạt được mục đích này, hãy thông báo cho người nhận địa chỉ về các lựa chọn hợp tác khác, về các dịch vụ mới của công ty bạn mà họ có thể sử dụng với các điều khoản ưu đãi, về khả năng xem xét lại yêu cầu của họ sau một thời gian nhất định, v.v. Tất cả thông tin phải hoàn toàn chính xác và cập nhật.
Bước 8
Đọc lại thư nháp. Sửa lỗi, bổ sung và sửa chữa cần thiết. In lời từ chối trên tiêu đề thư chính thức của tổ chức, ký tên với người quản lý và gửi cho người nhận.
