Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào, bất kể hình thức sở hữu nào, đều không thể thực hiện được nếu không có sự quản lý bằng tài liệu, mà trên thực tế, là sự xác nhận hoạt động này. Việc thống nhất lưu thông tài liệu đã được thực hiện từ những năm 79 của thế kỷ trước, nhưng các tiêu chuẩn được tạo ra sau đó, với những thay đổi và bổ sung nhỏ, vẫn còn hiệu lực cho đến ngày nay.
Hướng dẫn
Bước 1
Hệ thống quản lý tài liệu thống nhất cần thiết để hỗ trợ các hoạt động của tổ chức bao gồm ba loại tài liệu:
- tổ chức;
- hành chính;
- thông tin và tài liệu tham khảo.
Loại tài liệu thứ hai là bổ trợ liên quan đến hai loại đầu tiên và, không giống như chúng, không bắt buộc phải thi hành. Chúng chứa bất kỳ thông tin dịch vụ đặc biệt nào cần thiết cho cả việc đưa ra các quyết định của người quản lý và sự hiểu biết và thực hiện đúng đắn của họ.
Bước 2
Các tài liệu tham khảo bao gồm: bản tin kinh doanh; điện tín và tin nhắn điện thoại; dịch vụ, báo cáo và thuyết minh; tóm tắt, đánh giá và báo cáo thông tin, hành vi. Nội dung của các tài liệu này chỉ có thể được xem xét hoặc đưa ra hành động dựa trên thông tin này. Đây là một phần quan trọng của quy trình làm việc, nếu thiếu nó thì không thể tổ chức bất kỳ quy trình sản xuất nào.
Bước 3
Nếu chúng ta nói về một số loại thông tin và tài liệu tham khảo nhất định, thì phần lớn chúng, theo quy luật, là những bức thư thông tin, trong đó tác giả đưa ra cho người trả lời sự chú ý một số sự kiện, thông tin về hàng hóa, các sự kiện hoặc hoạt động sắp tới. Chúng có thể là chủ động và được viết dưới dạng báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao từ tổ chức mẹ với cấp quản lý cao nhất. Thư bán hàng tự động viên cũng tham khảo thông tin và tài liệu tham khảo.
Bước 4
Tóm tắt, tổng quan hoặc ghi chú thông tin - tài liệu có mô tả một số sự kiện, sự việc hoặc sự kiện cùng loại trong đó có thể có một bản tóm tắt ngắn gọn, nhưng yêu cầu này không bắt buộc. Giấy chứng nhận thông thường có thể được chuẩn bị theo yêu cầu của các bên hoặc cá nhân quan tâm và dùng như một tài liệu xác nhận bất kỳ sự kiện nào. Ví dụ, chúng là giấy chứng nhận về mức lương, thành phần gia đình, nơi làm việc hoặc học tập, v.v.
Bước 5
Phiếu ghi dịch vụ thường được sử dụng như một sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận không phụ thuộc trực tiếp vào sản xuất. Báo cáo được viết cho người giám sát trực tiếp để thông báo về những sự kiện mà anh ta cần biết khi làm nhiệm vụ. Bản giải trình được sử dụng trong trường hợp vi phạm kỷ luật lao động do người vi phạm tự viết để giải thích hành vi của mình. Các hành vi xác nhận một sự việc cụ thể được lập ra tập thể và được ít nhất 3 người tham gia trong séc hoặc hành động ký tên.
