Hầu hết các nghề đánh máy đều yêu cầu trình độ tin học. Các chuyên gia nên biết tất cả các tính năng của trình soạn thảo Word, cụ thể là những gì cần thiết và tài liệu được định dạng như thế nào.
Tại sao bạn cần có thể định dạng văn bản chính xác
Chỉ gõ bằng bàn phím, tài liệu trông giống như một tập hợp các câu, trong đó rất khó để nắm bắt được ý chính của tác giả, cũng như theo dõi logic lập luận của ông. Để tạo thuận lợi cho việc đọc và ghi nhớ, trình soạn thảo Word và các chương trình tương tự khác cung cấp định dạng văn bản, bao gồm phân tích đoạn văn, đánh dấu dòng màu đỏ, sự hiện diện của thụt lề và nhô ra, cột, bảng, danh sách và một số điểm khác.
Sắc thái riêng của định dạng tài liệu
Cách chính để chia tài liệu thành nhiều phần hoàn chỉnh một cách hợp lý là vị trí của các dấu đoạn văn, được thực hiện bằng cách nhấn nút Enter. Để dễ đọc hơn, mỗi đoạn văn nên bắt đầu bằng một dòng màu đỏ - thụt lề, được thực hiện theo hai cách. Kích thước tối ưu của nó là 1,25 cm và đây chính xác là mức độ di chuyển điểm đánh dấu đồng hồ cát phía trên trên thước ngang bằng con trỏ chuột. Một phương pháp khác là thông qua menu nằm ở đầu cửa sổ: nút "Định dạng" - dòng "Đoạn văn" - tab "Thụt lề và Giãn cách" - cột "Thụt lề". Bạn cần đặt giá trị bắt buộc trong ô "dòng đầu tiên", sau đó nhấp vào "OK".
Để di chuyển tất cả văn bản, không chỉ dòng màu đỏ, hãy di chuyển đáy của đồng hồ cát theo số lượng cần thiết. Đây là cách cột "Tới ai và từ ai" được định dạng bằng các chữ cái. Hành động tương tự có thể được thực hiện bằng cách làm theo đường dẫn được mô tả ở trên và đặt các số trong cột "Thụt lề" trong các ô "trái" hoặc "phải".
Để làm cho văn bản lấp đầy toàn bộ tài liệu một cách đồng đều và không bị lệch sang lề trái của nó, bạn có thể phân phối nó theo chiều rộng của trang. Để thực hiện việc này, hãy chọn các đoạn cần thiết và nhấp vào nút "Vừa với Chiều rộng" trên thanh định dạng. Nó trông giống như một hình vuông của các sọc ngang. Ở cùng một vị trí, bạn có thể căn giữa văn bản cho tiêu đề hoặc chuyển nó sang bên phải dưới dạng biểu đồ.
Chức năng danh sách rất tiện lợi khi bạn phải liệt kê một số lượng lớn các mục, cũng như thêm các mục mới vào giữa danh sách sau khi tạo: việc đánh số sẽ tự động thay đổi. Danh sách được đánh số hoặc có dấu đầu dòng có thể được đặt bằng các nút tương ứng trên bảng định dạng hoặc thông qua lệnh "Danh sách" trong menu "Định dạng".
Ngoài các chức năng được liệt kê, trong trình soạn thảo văn bản, bạn có thể thay đổi kích thước và loại phông chữ, làm cho nó gần gũi hơn với doanh nghiệp hoặc ngược lại, để chúc mừng, đánh dấu một phần của tài liệu bằng gạch chân, in nghiêng, in đậm hoặc tô màu, giảm bớt dữ liệu vào một bảng, và cũng thực hiện các hành động chuyên biệt khác (chèn hình ảnh, sơ đồ).
