Các thư ký có kinh nghiệm biết rằng thư từ kinh doanh bao gồm hai phần ba các câu hỏi và phản hồi cho chúng. Mục đích chính của câu hỏi bằng văn bản là để lấy bất kỳ thông tin nào từ người nhận. Tác giả của bức thư mong nhận được câu trả lời đầy đủ nhất có thể, câu trả lời sẽ được cung cấp cho anh ta trong khoảng thời gian theo quy định của pháp luật hoặc được chỉ ra trong yêu cầu. Không có quy tắc nghiêm ngặt để xử lý các câu hỏi viết. Tuy nhiên, có một số yêu cầu chung đối với thư từ kinh doanh cần được tuân thủ khi chuẩn bị chúng.
Cần thiết
- - Biểu mẫu của công ty;
- - Giấy A4;
- - cái bút;
- - máy vi tính;
- - Máy in.
Hướng dẫn
Bước 1
In một lá thư câu hỏi trên giấy tiêu đề của tổ chức nếu bạn đang đăng ký thay mặt cho một nhóm và vì lý do chính thức cho một tổ chức khác hoặc cho một cá nhân. Công dân gửi yêu cầu đến bất kỳ cơ quan nào phải viết dễ đọc hoặc in trên tờ A4.
Bước 2
Ghi rõ ở góc trên bên phải của thư thông tin về người nhận: họ tên chức vụ, họ và tên viết tắt, địa chỉ bưu điện của tổ chức (nếu cần). Thông tin về công ty gửi nằm ở phía bên trái của biểu mẫu. Trong một dòng đặc biệt, thư ký phải ghi số và ngày của văn bản đi. Nếu bạn thay mặt bạn đăng ký, hãy liệt kê dữ liệu của bạn dưới đây: họ, tên, chữ viết tắt (không viết tắt), địa chỉ nhà, số điện thoại liên hệ. Ví dụ: "Gửi Giám đốc Công ty TNHH" Early Morning "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, cư trú tại địa chỉ: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, điện thoại 00-00-00”.
Bước 3
Viết tiêu đề cho email của bạn. Nó phải phản ánh ngắn gọn bản chất của lời kêu gọi bằng văn bản, ví dụ: "Về kích thước lô tối thiểu của hạt giống cúc và giá bán buôn cho chúng." Trên giấy tiêu đề, hãy đặt đạo cụ này ở bên trái. Khi nói chuyện thay mặt cho một cá nhân, bạn có thể chỉ cần cho biết định dạng của lá thư bằng cách gõ vào giữa dòng cụm từ “thư hỏi”, “yêu cầu bằng văn bản” hoặc “thư yêu cầu”.
Bước 4
Đi tới tuyên bố của chính yêu cầu. Đây sẽ là nội dung chính của bức thư của bạn. Trong 1-2 câu đầu tiên, hãy giải thích lý do và mục đích mà bạn muốn nhận thông tin này hoặc thông tin đó. Ví dụ: “Vào tháng 5, các thành viên của liên danh vườn“Sad”đang có kế hoạch mua số lượng lớn hạt giống hoa cúc. Sau khi xem xét tài liệu quảng cáo của công ty bạn, chúng tôi quyết định sử dụng các dịch vụ được cung cấp. Về vấn đề này, xin vui lòng gửi thông tin sau đến địa chỉ bên dưới."
Bước 5
Lập công thức cho từng câu hỏi. Cố gắng chính xác và ngắn gọn. Đừng làm câu quá dài, bao gồm 2-3 câu hỏi một lúc. Hãy chắc chắn đặt một dấu chấm hỏi ở cuối - điều này sẽ làm nổi bật chủ đề chính một cách trực quan. Nếu có một số câu hỏi, hãy điền vào chúng bằng một danh sách được đánh số. Ví dụ: “1. Kích thước lô hạt giống tối thiểu là bao nhiêu? 2. Bán buôn bán lẻ hạt giống bao nhiêu tiền 1 bao? 3. Sau bao lâu thì lô hàng đã mua sẽ được giao? 4. Những tài liệu nào phải được nộp để ký kết thỏa thuận cung cấp giữa công ty của bạn và công ty hợp danh làm vườn?"
Bước 6
Kết thúc bức thư bằng một lời cảm ơn. Bạn cũng có thể chỉ ra một cách khéo léo khung thời gian mong muốn để nhận được phản hồi, ví dụ: “Cảm ơn bạn trước vì đã phản hồi. Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được bảng giá trong vòng một tuần. Ở dòng cuối cùng, ký tên (thay mặt tổ chức, người đứng đầu ký tên) và ngày tháng.
