Mặc dù sự phổ biến ngày càng tăng của quản lý văn bản điện tử, giao tiếp giữa các doanh nghiệp qua e-mail, thư từ kinh doanh vẫn không mất đi tính phù hợp. Hơn 80% thư thương mại được in trên giấy và được gửi qua đường bưu điện hoặc bởi một đoàn thám hiểm nội bộ. Làm thế nào để viết một bức thư đúng cách để nó đạt được mục đích và không bị người nhận gửi vào thùng rác?
Hướng dẫn
Bước 1
Khi bạn bắt đầu viết một lá thư thương mại, hãy sử dụng một tiêu đề thư kinh doanh. Theo quy định, định dạng của nó được xác định trong hướng dẫn cho công việc văn phòng, được in trên giấy A4. Nếu việc in sẽ được thực hiện trên một tiêu đề thư làm sẵn, hãy chú ý đến các vết lõm trên đầu (để phù hợp với các chi tiết của công ty). Để lề bên trái - 30mm, bên phải và dưới cùng - 20mm (nhỏ hơn, nhưng không nhỏ hơn 15mm).
Bước 2
Khi chọn một hình thức, hãy quyết định vị trí của các chi tiết (góc hoặc dọc). Nếu lá thư của bạn liên quan đến hoạt động sản xuất và tài chính, mang thông tin, lời đề nghị hợp tác, được gửi đến một người riêng tư - thì tốt hơn là sử dụng cách sắp xếp các chi tiết theo góc cạnh (ở góc trên bên trái của tờ giấy).
Chi tiết của người nhận địa chỉ được in ở phần trên bên trái của bức thư. Đối với một pháp nhân, đây là tên của tổ chức (trong trường hợp được đề cử), vị trí của người mà người đó dự định gửi thư (trong trường hợp gốc). Ví dụ, Công ty cổ phần "PavlovskGranit", trưởng phòng kinh doanh Ivanov I. I.
Nếu thư gửi thủ trưởng thì có thể bỏ tên doanh nghiệp, vì nó được bao gồm trong tiêu đề của vị trí (ví dụ, "Giám đốc Công ty Cổ phần PavlovskGranit" Sidorov EE).
Bước 3
Thư chúc mừng, thư mời sẽ đẹp hơn trên giấy tiêu đề với cách sắp xếp chi tiết theo chiều dọc. Trong tiêu đề của một bức thư như vậy, số lượng chi tiết tối thiểu là quốc huy hoặc quốc huy, tên doanh nghiệp, tên viết tắt (chỉ khi nó được ghi trong điều lệ hoặc văn bản quản lý khác), ngày và số. Địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email của tổ chức được đặt ở chân trang. Nên đặt nội dung của một bức thư như vậy trên một tờ giấy.
Bước 4
Bây giờ bắt đầu viết chính bức thư. Tên của tài liệu (Thư) không cần phải in. Chọn một phông chữ bạn chọn, nếu nó không được chỉ định trong hướng dẫn cho công việc văn phòng. Phông chữ được sử dụng phổ biến nhất là Times New Roman, kích thước 12-14.
Bước 5
Nếu nó được dành cho một người cụ thể, hãy liên hệ trực tiếp với anh ta ("Nikolai Ivanovich thân mến!") Và chỉ với "bạn". Nếu không, hãy chuyển thẳng đến văn bản. Trong trường hợp ký tự ngắn, hãy thay đổi khoảng cách dòng thành 1, 5.
Nội dung cần rõ ràng, thể hiện rõ ràng những gì bạn muốn từ người nhận.
Bước 6
Cuối thư, ghi rõ chức vụ của người đứng đầu ký thư, họ và tên (viết tắt trước họ, ví dụ V. I. Petrov). Dưới đây là tọa độ của bạn với tư cách là người biểu diễn - họ, tên, tên viết tắt, số điện thoại.
