Viết tắt tài liệu là khâu cuối cùng trong quá trình hình thành quỹ thư viện. Khi bị hủy, các đăng ký và phòng đọc sẽ giải phóng dung lượng lưu trữ khỏi các ấn phẩm chiếm dung lượng, nhưng hoàn toàn không có người nhận. Văn bản chính điều chỉnh thủ tục thu hồi sách ra khỏi bộ sưu tập là "Hướng dẫn hạch toán quỹ thư viện", được phê duyệt năm 1998. Trên cơ sở đó, bạn có thể xây dựng thuật toán của riêng mình về các thao tác của nhân viên thư viện trong quá trình ghi sổ. văn học.
Hướng dẫn
Bước 1
Hình thành một khoản hoa hồng để xóa tài liệu từ quỹ thư viện. Nó nên bao gồm giám đốc thư viện (ông cũng sẽ là chủ tịch ủy ban), phó của ông, các trưởng phòng thu mua, lưu trữ sách, cho mượn, phòng đọc và thủ thư trưởng của các bộ phận này. Nếu thư viện là chuyên ngành (trường đại học, trường học, doanh nghiệp, v.v.), hãy đảm bảo có sự tham gia của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực hoạt động của tổ chức vào công việc của ủy ban. Ví dụ, ủy ban viết tắt tài liệu từ thư viện trường đại học nên bao gồm các phó hiệu trưởng phụ trách công việc học tập và khoa học, cũng như các trưởng bộ phận chính.
Bước 2
Chuẩn bị văn chương để loại bỏ. Ở hầu hết các thư viện, việc lựa chọn sách rút khỏi bộ sưu tập được thực hiện liên tục. Trong suốt năm, nhân viên đặt các ấn phẩm cũ không thể khôi phục và sửa chữa, các bản sao chép, sách có khiếm khuyết đáng kể, v.v. trên một giá riêng. Trong quá trình kiểm tra thường xuyên các bộ phận của quỹ thư viện, các ấn phẩm bị thất lạc, tài liệu không thuộc chủ đề, cũng như sách và các tài liệu khác không có nhu cầu của bạn đọc và đã lạc hậu về nội dung sẽ bị phát lộ.
Bước 3
Làm quen với các thành viên của ủy ban với các ấn phẩm chuẩn bị cho việc hủy bỏ. Quyết định cuối cùng sẽ do các chuyên gia đưa ra sau khi phân tích toàn diện từng mặt hàng, hạng mục. Đặc biệt lưu ý loại trừ những văn học không có cốt lõi, lạc hậu. Ví dụ, nó có thể đại diện cho mối quan tâm lịch sử hoặc một cái nhìn khác thường về một vấn đề khoa học.
Bước 4
Chia văn học thành các nhóm theo lý do xóa sổ. Đối với mỗi nhóm, lập một bảng kê khai xóa sổ thành hai bản (cho kế toán và thư viện). Trong đó, cho biết thành phần của hoa hồng, số lượng sách đã viết ra, tổng chi phí của chúng và lý do loại trừ tác phẩm văn học khỏi quỹ. Tất cả các thành viên của ủy ban phải ký vào đạo luật. Đảm bảo đính kèm với nó một danh sách đầy đủ các ấn phẩm, được lập dưới dạng bảng với các cột sau: - số thứ tự; - số lượng xuất bản phẩm; - tác giả, tên sách, năm xuất bản; - giá của một bản sao; - số lượng bản sao; - tổng chi phí.
Bước 5
Ghi chép sổ sách kế toán bằng các hình thức kế toán: sổ kho, sổ tổng hợp, phiếu đăng ký. Từ danh mục truyền thống và danh mục điện tử, loại bỏ các thẻ và mô tả của các ấn phẩm được rút khỏi quỹ.
Bước 6
Quyết định nơi gửi các ấn phẩm đã ngừng hoạt động. Có một số lựa chọn: bán cho độc giả (nếu khả năng này được quy định trong Quy định về dịch vụ thư viện trả phí), chuyển vô cớ đến các thư viện và trung tâm thông tin khác, tái chế (giấy vụn), xử lý. Nếu bạn đang có kế hoạch bán tài liệu, hãy được sự đồng ý trước của ban quản lý và thông báo cho bộ phận kế toán của tổ chức.
Bước 7
Giải phóng cơ sở thư viện khỏi các ấn phẩm ngừng hoạt động theo quyết định đã đưa ra. Nộp tài liệu cho phòng kế toán và nhận được xác nhận rằng tài liệu này đã được lấy ra khỏi số dư của thư viện.
