Hoạt động của bất kỳ tổ chức nào liên quan đến việc làm việc với các tài liệu. Một số người trong số họ mất đi sự phù hợp theo thời gian và không được sử dụng trong công việc. Để loại bỏ những giấy tờ không cần thiết, chúng thường được tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu phải được thực hiện theo đúng quy tắc quy định tại văn phòng làm việc.
Cần thiết
- - hành động phá hủy;
- - phương tiện kỹ thuật để tiêu hủy tài liệu.
Hướng dẫn
Bước 1
Kiểm tra thủ tục tiêu hủy tài liệu. Nó áp dụng cho cả tài liệu giấy và tài liệu được lập dưới dạng điện tử. Thông thường, những tài liệu mất giá trị thực tế, hết thời hạn lưu trữ đều bị tiêu hủy. Điều này chủ yếu áp dụng cho nhân sự và tài liệu kế toán.
Bước 2
Tiến hành kiểm tra giá trị của tài liệu. Kết quả của nó nên là một hành động về việc phân bổ và chuẩn bị cho việc tiêu hủy những giấy tờ không còn được lưu trữ. Khoảng thời gian lưu giữ cho các tài liệu được xác định theo danh pháp hiện tại của các tệp trong tổ chức của bạn. Trong một số trường hợp, các điều khoản được quy định cụ thể theo luật liên bang, nghị định của chính phủ, danh sách tài liệu tiêu chuẩn hoặc bộ phận.
Bước 3
Lập hành vi hủy tài liệu, ghi tên đơn vị kết cấu trước mỗi nhóm đề mục. Nhập các trường hợp tương tự vào hành động dưới một tiêu đề chung, cho biết tổng số trường hợp. Hành động phải có chữ ký của một nhân viên của tổ chức đã tham gia kiểm tra giá trị của các tài liệu. Sau đó, hành vi được người đứng đầu phê duyệt.
Bước 4
Chọn các trường hợp để phá hủy bằng cách sử dụng chế độ xem trang. Điều này sẽ cho phép bạn không bỏ lỡ tài liệu cần thiết vô tình có trong tệp. Nếu bất kỳ tài liệu nào đã ở trong vị trí lưu trữ trong một thời gian dài, chúng có thể được cuộn một cách chọn lọc để xác định mức độ liên quan của tài liệu.
Bước 5
Chọn phương pháp tiêu hủy tài liệu có trong hành vi. Chúng có thể được đốt cháy hoặc sử dụng cho mục đích này một máy hủy giấy. Đôi khi các vật liệu cần tiêu hủy được chuyển giao để xử lý cho một doanh nghiệp chuyên môn, lập thủ tục với một chứng chỉ nghiệm thu và một hóa đơn tương ứng. Phương pháp thứ hai thường được sử dụng nhất khi khối lượng tài liệu là đáng kể. Để đảm bảo bí mật, việc chuyển các vụ án và tiêu hủy chúng thường được thực hiện dưới sự giám sát của một nhân viên của tổ chức.
