Các cuộc họp kinh doanh không phải lúc nào cũng được các đối tác kinh doanh coi là bắt buộc, vì có rất nhiều việc phải làm. Để đảm bảo rằng tất cả những người phù hợp đều có mặt, bức thư của cuộc họp phải được soạn thảo một cách thuyết phục. Bằng cách này, bạn có thể ảnh hưởng đến hành vi và kế hoạch của người khác.
Hướng dẫn
Bước 1
Thông báo cho người nhận thư rằng bạn đã đọc yêu cầu của họ. Kỹ thuật này thích hợp để sử dụng nếu người nhận đang chờ đợi một phản ứng nào đó và việc giải quyết câu hỏi của họ trong cuộc họp cá nhân sẽ thuận tiện hơn. Nhân cơ hội này, hãy gọi cho người đó và cho họ biết rằng họ đã gửi một lá thư kèm theo lời giải thích. Trong trường hợp này, bạn có thể chắc chắn rằng tin nhắn sẽ được đọc cẩn thận.
Bước 2
Thể hiện sự hiểu biết về các vấn đề cần giải quyết. Mô tả bằng một vài câu mà bạn chia sẻ ý kiến của mình về mức độ phù hợp và kịp thời của các câu hỏi được đặt ra.
Bước 3
Liệt kê những lợi ích của việc có mặt tại một cuộc họp sắp tới. Tìm ít nhất năm lý do tại sao người đó muốn dành thời gian cho sự kiện. Những lý do này nên được hình thành từ quan điểm của phía bên kia. Ví dụ, một chuyên gia sẽ đến, người sẽ tư vấn cụ thể về mọi vấn đề, nhưng sẽ không có cơ hội nào khác để gặp anh ta trong thời gian sắp tới. Sắp xếp các lý do theo thứ tự quan trọng giảm dần.
Bước 4
Cho chúng tôi biết về các lập luận bổ sung ủng hộ đề xuất. Bây giờ bạn có thể chỉ ra những lý do không quá quan trọng đối với người nhận, nhưng sẽ ảnh hưởng đến hành vi của anh ta. Ví dụ, một giám đốc bộ phận được mời đến một cuộc họp, người này chắc chắn sẽ chú ý nếu ai đó vắng mặt. Để không làm hỏng danh tiếng của bạn, tốt hơn là đừng bỏ lỡ sự kiện này.
Bước 5
Chỉ ra một phương pháp phản hồi đơn giản và dễ tiếp cận. Người nhận có thể có câu hỏi, gợi ý hoặc giải thích. Cho anh ta cơ hội kết nối ngay lập tức với người phụ trách chứ không phải tìm kiếm thông tin liên hệ.
